5 способов повысить эффективность деловой встречи

Информация предоставлена кадровым агентством «Luxoft Personnel».

Совещания, переговоры  – ежедневная необходимость для большинства сотрудников. Но мало кто задумывается, что очень сложно оценить эффективность таких встреч, которые часто снижают производительность труда, вместо того,  чтобы положительно повлиять на рабочий процесс.

Неожиданные собрания почти всегда мало эффективны. Лучше подготовьте сотрудников заранее, расскажите им, когда будет совещание, о чем пойдет речь, чего вы ждете от них. Это позволит людям подготовиться и выступить уже с конкретными идеями и предложениями по обозначенной задаче.

Бывает, что руководитель опаздывает на совещания, не придавая этому факту значения, а важно помнить, что без вас встреча не начнется и ваше присутствие там необходимо.

Во-первых, чтобы проверить, все ли готово для проведения встречи, во-вторых, чтобы не заставлять сотрудников ждать и нервничать из-за незапланированной задержки. Расстроенные люди концентрируются намного хуже, и  ваше «сообщение» может пройти мимо них.

Если вы организатор встречи, это не значит, что говорить будете только вы, нужно дать возможность коллегам высказать свое мнение и видение предмета разговора. Выслушивать нужно внимательно, чтобы не просто утвердить или отклонить предложение человека, а понять его суть. Для этого необходимо задавать уточняющие вопросы.

Пара шуток на встрече, вполне уместны, но увлекаться юмором не стоит, сохраняйте серьезность, если хотите получить результат от переговоров. Помимо этого необходимо избегать сарказма, доминирования своей позиции или прерывания оппонента на полуслове.

По ходу встречи, возможны, различные отклонения от предмета разговора. Поэтому необходимо следить за ходом дискуссии и возвращать ее «в нужное русло». Напоминая собравшимся о предмете разговора и задачах, которые перед вами стоят.

Целью деловой встречи, как правило, является принятие коллегиального решения относительно того или иного важного вопроса. Итогом такой встречи должно стать совместное (в идеале — взаимовыгодное) решение/предложение. Поэтому в процессе переговоров нужно стараться подходить к вопросу формально, без лишних эмоций, в соответствии с правилами делового этикета.

Участники переговоров должны быть активно вовлечены в обсуждение вопроса, чтобы достичь максимальной эффективности и прийти к общему мнению. Для этого необходимо учитывать потребности каждой из сторон. Важно дать всем присутствующим выразить свое мнение относительно предмета разговора, даже если итоговое решение будет отличаться от мнения большинства. Если же итоговое решение базируется на мнении большинства, стороны должны взвесить все «за» и «против» и постараться максимально учесть потребности каждого из участников. При этом всегда оставляйте возможность для дальнейшего обсуждения, внесения изменений, корректировок, новых предложений. Если по каким-либо причинам не удается прийти к взаимовыгодному решению, и одна из сторон оказывается в проигрыше, то для дальнейших переговоров и поддержания деловых отношений можно скрасить данный факт приятными бенефитами (ужин за счет компании, например), чтобы у людей не сложилось негативное отношение, несмотря на исход встречи», — комментирует Наталья Новак, консультант по подбору персонала в Luxoft Personnel.

Статья подготовлена кадровым агентством «Luxoft Personnel»